ADP Nederland start samenwerking met Securitas Data & Archief

Partijen bundelen krachten voor het digitaliseren van HR-documenten

Salaris- en HR-dienstverlener ADP gaat samenwerken met Securitas Data & Archief (onderdeel van beveiligingsspecialist Securitas) voor het digitaal archiveren van HR-documenten, zoals arbeidsovereenkomsten of pensioendossiers. Beide organisaties ondertekenden hiervoor onlangs een overeenkomst.
Het digitaal bewaren, raadplegen en printen van HR-documenten is een extra service die ADP aanbiedt aan alle klanten. Door de samenwerking met Securitas Data & Archief (D&A) kunnen de klanten bij ADP aangeven welke papieren documenten ze willen digitaliseren, waarna deze door Securitas D&A worden ingescand. Alle geselecteerde HR-documenten zijn vervolgens online beschikbaar en op te vragen via het HR-Dossier, een nieuwe functionaliteit in de ADP applicatie ‘Multi Documents’. Het HR-Dossier is een online personeelsdossier, waarin alle personeelsgegevens digitaal kunnen worden opgeslagen.

Gemak en efficiency
Door het digitaliseren van HR-documenten wil ADP het zoeken van ordners en dossiers sneller, makkelijker en gestructureerder maken voor organisaties en daarmee de efficiency van HR-afdelingen vergroten. Bij de overgang naar een digitaal HR-dossier komt het vaak voor dat de oudere HR-documenten nog op papier staan en in archiefkasten bewaard moeten blijven. Voor een soepele implementatie van een origineel papieren dossier naar een digitaal dossier is ADP de samenwerking met Securitas D&A gestart. Hierdoor kunnen klanten van ADP alle papieren HR-documenten digitaliseren. HR-documenten die door de klant zijn geselecteerd worden vervolgens online overzichtelijk gearchiveerd. Dit is efficiënter voor de salaris- en HR-administratie. Daarbij zorgt een digitaal dossier voor besparing van ruimte, tijd, geld en milieu. Bovendien heeft Securitas D&A de beschikking over een beveiligd en geconditioneerd archiefdepot conform alle moderne wet- en regelgeving, waardoor originele dossiers na digitalisering eventueel als hard copy kunnen worden opgeslagen.

Expertise
“Beide bedrijven zijn vooraanstaand expert binnen hun vakgebied en vullen elkaar goed aan,” zegt Peter Fokkens, Branch Manager van Securitas Data & Archief. “Dankzij de samenwerking kunnen waardevolle en vertrouwelijke HR-documenten veilig worden gesteld, maar wel altijd worden geraadpleegd.” Daarnaast past de samenwerking binnen de strategie van ADP om de positie als HR-dienstverlener te versterken. “ADP is een van de weinige HR-dienstverleners die op grote schaal aanbiedt om HR-documenten online te bewaren,” vertelt Arjen Aanen, marketeer bij ADP Nederland. “Als HR-dienstverlener onderkennen we de waarde van digitale beschikbaarheid van (vertrouwelijke) HR-documenten en kunnen we door de samenwerking met Securitas D&A onze klanten een complete oplossing aanbieden.”