Steeds meer geïntegreerde toepassingen voor salaris- en personeelsadministratie

Afgelopen jaren heeft een consolidatie plaatsgevonden in het aanbod van standaard salarissoftware.
Als we salaris service verwerking buiten beschouwing laten komen we tot zo’n 35 aanbieders van standaard salarissoftware. Daarnaast kennen we dan nog zo’n 10 aanbieders met specifiek branchegerichte salarissoftware (zoals voor de Uitzendbranche, Bouw en Zorgsector).

Salaris- en HRM software
We constateren ook een toename van gecombineerde oplossingen op het gebied van salaris- en HRM-software. Oftewel steeds meer salarissoftware bevat ook functies die we als HRM kunnen beschouwen. Zoals: registratie van ziekteverzuim, verlofregistratie en employee self service (ESS). Mede door de behoefte aan ESS is de verwachting dat steeds meer functies via internet benaderd kunnen worden. Medewerkers kunnen dan hun loonstroken online opvragen, mutaties doorgeven en registratie doen van het eerder genoemde ziekteverzuim en verlof. Ook voor de gegevensuitwisseling met externe partijen speelt internet een steeds belangrijker rol. We hebben het dan over uitwisseling van gegevens met de Belastingdienst, het UWV, Pensioenfondsen, Arbodiensten en andere uitvoeringsorganisaties.
Naarmate een organisatie groter wordt zal de behoefte aan specifieke HRM-functies toenemen. Gedacht moet dan worden aan functies voor:
Personeelsdossier met registratie van flexibele arbeidsvoorwaarden
Werving en selectie
Competentiemanagement
Functieprofilering -matching
Natuurlijk kan dan aparte HRM-Software aangeschaft worden, maar dan moet wel rekening gehouden worden met het dubbel registreren van gegevens. Zo moeten de adresgegevens van personeelsleden in zowel de salarisadministratie als in de personeelsadministratie vastgelegd worden. Dat is niet alleen dubbel werk in de praktijk, maar geeft ook nog eens kans op fouten.
Ook integratie met andere software kan van betekenis zijn. Bijvoorbeeld het automatisch doorboeken van een loonverdeelstaat naar de grootboek- en eventuele kostenplaatsenadministratie. Zeker als de loonkosten verbijzonderd gaan worden naar meerdere afdelingen kan het geautomatiseerd boeken tijd besparen. Een ander voorbeeld is een integratie met een urenregistratie. Bijvoorbeeld als onderdeel van een projectenadministratie of ERP systeem.

Ondersteuning CAO’s
Met name de ondersteuning van CAO’s binnen standaard salarissoftware roept nog wel eens vragen op. Als een leverancier aangeeft dat de salarissoftware alle CAO’s ondersteunt, wat wordt daar dan precies mee bedoeld?

Is het systeem vooraf volledig ingericht voor de CAO’s of moet de gebruiker per CAO zelf nog gegevens instellen en zo ja welke instellingen zijn dit dan?
Worden naast premies bijvoorbeeld ook regels voor overwerk, toeslagen en onkostenvergoedingen meegeleverd?
In elk geval een punt van aandacht om rekening mee te houden bij de selectie van een salarissysteem. Het ligt dan ook voor de hand vooraf na te gaan of branchegenoten al werken met een salarissysteem dat u op het oog heeft. U kunt dan meteen nagaan of bestaande gebruikers tevreden zijn met de software en waar eventuele knelpunten zitten.

Simpeler
Dit voorjaar verschenen berichten over het loonstrookje dat een stuk simpeler wordt in de toekomst. Het loonstrookje zou dan alleen nog een bruto-inkomen, loonheffing en het nettoloon vermelden. Oftewel alle heffingen voor sociale verzekeringen maken dan onderdeel uit van de loonheffing. Op zich is het natuurlijk positief te noemen dat de overheid blijft streven naar vereenvoudiging. Maar aan de andere kant wordt de complexiteit van de loonadministratie niet alleen bepaald door de overheid. Het zijn ook de CAO-partners (werkgevers- en werknemersorganisaties) die mede verantwoordelijk zijn voor de complexheid van het loonstrookje.
Salarissoftware zal er niet echt eenvoudiger op worden is onze verwachting. Ondanks alle goede voornemens van het kabinet ten spijt zullen afspraken tussen CAO partners zorgen voor soms complexe aanpassingen in salarissoftware. En ook verdere ketendigitalisering zal van invloed zijn op salarissoftware.

De keuze
Voordat sprake is van de selectie van een salarissysteem moet eerst de keuze worden gemaakt uit zelf doen of uitbesteden. In het laatste geval moet dan gedacht worden aan een administratiekantoor of een gespecialiseerd salaris servicebureau.
Als de salarisadministratie wordt uitbesteed is het goed om na te gaan in hoeverre u en uw personeel zelf nog toegang hebben tot het salarissysteem. U kunt natuurlijk iedere maand de salarismutaties via een Excel sheet per email doorgeven en de loonstroken per post ontvangen. Maar het is natuurlijk handiger als u zelf, op afstand, loonmutaties kunt doorvoeren in het systeem. En wat dacht u van het volgende:
- Uw medewerkers zelf hun loonstroken laten raadplegen via internet en misschien wel bepaalde mutaties laten doorgeven (denk aan behaalde opleiding of gezinsuitbreiding);
- Registratie van ziekteverzuim en verlof;
- Bijhouden van een personeelsrooster.
Bij het uitbesteden van de salaris- en of personeelsadministratie is sprake van grote verschillen in tarieven. Verder lijkt er een opkomst van gespecialiseerde salaris servicebureaus. Wij adviseren u zich goed te laten voorlichten over tarieven, de diensten die daar dan precies voor geboden worden en het trackrecord van de dienstverlener.
Als salarissoftware zelf ter hand wordt genomen moet de keuze gemaakt worden tussen een lokaal pakket of SAAS toepassing. SAAS staat in dit geval voor ‘Software As a Service”. Bij een lokaal pakket heeft u te maken met systeembeheer, denk aan de jaarlijkse versie(s) die geïnstalleerd moeten worden. Bij het SAAS model wordt het systeembeheer u uit handen genomen.
Als u besluit te kiezen voor het SAAS model wordt geadviseerd goede voorlichting te vragen over de mate van beveiliging (het is natuurlijk niet de bedoeling dat hackers uw salarisgegevens op straat leggen) en de continuïteit van de dienst. Continuïteit is van belang om tijdig een salarisrun te kunnen draaien, maar ook om te kunnen voldoen aan de wettelijke bewaarplicht van uw gegevens. Voor dit laatste is ook de ‘exitstrategie’ een aandachtspunt. Want op welke wijze kunt u over de gegevens beschikken als u geen gebruik meer maakt van het SAAS model?

Visie
Aan leveranciers van salarissoftware hebben wij de gevraagd naar de "belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van salarissoftware nu en voor de toekomst". Echt onthullende antwoorden heeft dit niet opgeleverd. Van de gegeven antwoorden is de volgende samenvatting gemaakt:
- Meer behoefte aan volledig geïntegreerde HRM/Payroll toepassingen;
- Meer aandacht voor managementinformatie;
- Stroomlijnen van HR en Payroll processen wordt steeds belangrijker. De managers en medewerkers worden in toenemende mate bij deze processen betrokken om zo de efficiëncy te verhogen en de zelfwerkzaamheid te vergroten;
- Salarissoftware zal steeds meer rule-based worden waardoor de schaarste op de markt van salarisprofessionals deels door het systeem wordt ondervangen. Zo kan het systeem attenderen op fouten en onlogische combinaties waardoor er minder controlewerkzaamheden door de salaris administrateur gedaan hoeven te worden;
- Verdere toename van ketenintegratie (banken, pensioenmaatschappijen, Belastingdienst/UWV, recruitment websites);
- Verdere vereenvoudiging van de wetgeving;
- Vereenvoudiging van de loonstrook;
- Meer inzet van internettechnologie voor de ondersteuning van Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS);
- Zelf roosteren (als exponent van SelfService);
- Inspelen op verdere flexibilisering van de arbeidsvoorwaarden;
- Doorzetten van HR BPO (Business Process Outsourcing);
- Strategische HR talent processen als prestatiebeheer, beloning, compententie en learning management zullen meer aandacht vergen en tot meer focus en adoptie leiden;
- Webbased (SaaS) salarissoftware is de standaard;
- Onderdelen van de salarisverwerking en HRM worden gebruikt in grotere oplossingen waarin ze als bouwstenen worden ondergebracht. Via webservices (waardoor systemen gegevens kunnen uitwisselen zonder tussenkomst van de gebruiker) zullen de verschillende onderdelen naadloos worden geïntegreerd.

Bron: Marktanalyse Salaris Rendement / Rendement Uitgeverij, uitgave oktober 2008 / auteur Gerard Bottemanne (Onderzoeksbureau GBNED)