Personeelsgegevens digitaliseren
- Optimaal gebruiken en beheren van personeelsgegevens
- Online beheer van persoonsinformatie volgens alle privacyregels en AVG
- Gebruik de gratis HRM box bij pakketselectie en bekijk hier alle HRM software leveranciers
Personeelsgegevens zijn een belangrijk onderdeel van HRM software en de basis van ieder personeelsdossier. Het betreft de gegevens die gebonden zijn aan een specifieke medewerker, zoals NAW gegevens, contract- en salarisgegevens, inhoudingen, vergoedingen en informatie over verlof en verzuim. Alle informatie is gedigitaliseerd en moet veilig en conform de AVG worden opgeslagen en beheerd. U kunt aangeven wie geautoriseerd is om welke gegevens te bekijken en eventueel aan te passen.
Wat is het digitaliseren van personeelsgegevens?
Door personeelsgegevens op één centrale plek digitaal op te slaan en te beheren, is het eenvoudig om van deze gegevens gebruik te maken. Ook aanpassen is eenvoudig. Basisgegevens kunnen medewerkers eenvoudig zelf aanpassen, zoals adres, telefoonnummers en e-mailadressen. Employee self service (ESS) faciliteiten, waarbij iedere werknemer online toegang heeft tot zijn of haar eigen gegevens, voorzien hierin. Door het zelf kunnen bijhouden van basisgegevens worden minder fouten gemaakt, zijn de personeelsgegevens actueler en wordt de HR afdeling ontlast.
HRM selfservice voor medewerkers en managers
Maak kennis met eHRM, ESS en MSS
Autorisatie personeelsgegevens
Gevoeligere data, zoals contractgegevens, kunnen alleen door HR medewerkers worden aangepast. Autorisatie is een belangrijk onderdeel als het gaat om personeelsgegevens. U wilt immers niet dat gegevens door iedereen kunnen worden aangepast of ingezien. De gegevens die via de HRM software worden gedeeld kunnen per gebruikersrol worden ingedeeld. Aan de hand van deze rollen kunt u aangeven welke gegevens voor iemand zichtbaar of aanpasbaar zijn.
MET HRM SOFTWARE IS HET EENVOUDIG MOGELIJK HET PAPIEREN MUTATIEPROCES ROND PERSONEELSGEGEVENS TE DIGITALISEREN
Digitaal mutatieproces
Met HRM software is het eenvoudig mogelijk het papieren mutatieproces rond personeelsgegevens te digitaliseren. Managers kunnen eenvoudig de gegevens rond nieuwe medewerkers, salariswijzigingen, promoties of urenwijzigingen zelf invoeren of aanpassen. Door vooraf per gegeven een goedkeuringsproces in te richten heeft u de controle over de status van de wijziging of toevoeging. Goedkeuring verloopt nu geheel digitaal en wordt in het persoonlijk dossier van de medewerker bewaard. Ook deze functionaliteit ontlast P&O en de salarisadministratie.
Nieuwe HRM software nodig?
Lees deze adviezen!
Koppelingen
Vanuit de software die het beheer van personeelsgegevens voor u regelt, kunt u eenvoudig schriftelijke bevestigingen van digitale wijzigingen creëren. Door een koppeling tussen het elektronisch personeelsdossier binnen de HRM software en bijvoorbeeld Microsoft Office kunt u eenvoudig de brieven of bevestigingen die bij een betreffende wijziging horen opstellen en versturen.
HRM software vinden en selecteren?
Gebruik de gratis HRM box: informatiebron, oriëntatietool én selectiehulp
Dit is een bijdrage van de redactie van het ICT informatiecentrum. Heeft u suggesties voor interessante artikelen of wilt u uw content hier ook publiceren? Laat het ons weten! Contact