Tijdregistratie software en urenverantwoording met HRM software
- Wat is software voor tijdregistratie en urenverantwoording?
- Online tools en complete oplossingen voor urenregistratie
- Gebruik de gratis HRM box bij pakketselectie en bekijk hier alle HRM software leveranciers.
In de meeste organisaties wordt bijgehouden hoeveel het personeel werkt of hoeveel tijd er besteed wordt aan bepaalde klanten, projecten of specifieke taken. Ongeacht of het nu gaat om grote multinationals of het mkb, deze informatie is noodzakelijk om mensen te kunnen uitbetalen of om te kunnen factureren. Papieren urenlijsten zijn niet meer van deze tijd. Spreadsheets zoals Excel hebben beperkingen, vragen te veel tijd om bij te houden en zijn foutgevoelig. Tijdregistratie software heeft deze nadelen niet en biedt grote voordelen. In veel HRM software is tijdregistratie een onderdeel.
Wat is tijdregistratie software?
Tijdregistratie of urenregistratie is nodig als duidelijk of aantoonbaar moet zijn hoeveel tijd er wordt besteed aan bepaalde werkzaamheden. Dat kan in verschillende situaties nodig zijn. Voor werknemers is het noodzakelijk om het aantal gewerkte uren bij te houden als er overwerk of andere declaraties uitbetaald moeten kunnen worden. Ook kan het nodig zijn om bij te houden of de productiviteit van een medewerker wel voldoende is. Urenregistratie heeft dan de functie van aanwezigheidsbeheer en kan zelfs gebruikt worden voor personeelsplanning. Soms wordt ook de verlofregistratie als toepassing van urenregistratie gezien.
Bij de uitvoering van projecten is een nauwkeurige registratie van het aantal gewerkte uren nodig voor de planning van het project (project management), het bewaken van het aantal gecalculeerde uren en het zo nodig uitvoeren van nacalculaties. Als u uw diensten op uurbasis aan uw klanten in rekening brengt, is tijdregistratie nodig om bij de facturering het juiste aantal gewerkte uren in rekening te brengen. Voor zzp-ers kan urenregistratie nodig zijn om aan de fiscus aan te tonen dat u aan het urencriterium voldoet, zodat bepaalde belastingfaciliteiten voor u gelden.
Nieuwe HRM software nodig?
Lees deze adviezen!
Online tools en apps
Veel HRM software voorziet in een onderdeel voor tijdregistratie, maar er bestaat ook losse software voor. Bijna altijd gaat het om een online tool of app. Groot voordeel daarvan is dat de interactie tussen medewerker en manager of tussen opdrachtnemer en opdrachtgever dan eenvoudig en effectief verloopt. Medewerkers of opdrachtnemers voeren hun aantal gewerkte uren in en de manager of opdrachtgever krijgt hier een melding van. Vervolgens kan deze het aantal gewerkte uren accorderen of niet, waarna de afgesproken afhandeling en betaling kan plaatsvinden.
Alternatieven
Tijdregistratie of urenregistratie is niet het exclusieve domein van HRM software. Naast losse tools komt u oplossingen voor tijdregistratie tegen in ERP software, project management software, boekhoudsoftware, CRM software en andere bedrijfssoftware die projectmatige processen ondersteunen en waar tijdsplanning dus een belangrijk aspect is. Voor hele eenvoudige en eenmalige toepassingen, wordt zelfs nog veel gebruik gemaakt van Excel. Veel meer dan alleen het bijhouden van uren kan daar niet mee, maar als dat het enige doel is, kan gebruik van Excel voldoende zijn.
DOOR TIJDREGISTRATIE TE INTEGREREN IN UW HRM SOFTWARE WORDT DE ADMINISTRATIE VAN UREN EFFICIËNTER, NAUWKEURIGER EN BETER AANTOONBAAR
Voordelen digitale tijdregistratie
De belangrijkste redenen om uw tijdregistratie te integreren in uw HRM software zijn een betere administratie van uren en een grotere efficiëntie, nauwkeurigheid en aantoonbaarheid in het bijhouden van de uren. Door vooraf werkzaamheden en projecten te specificeren in het digitale overzicht van uw personeel, kunnen uw medewerkers met een paar klikken aangeven hoeveel tijd zij aan bepaalde projecten gewerkt hebben. Daarnaast krijgt u beter inzicht in bedrijfsprocessen. Zo wordt het direct inzichtelijk waar de precieze loonkosten zitten en kunnen medewerkers efficiënter over klanten en projecten worden verdeeld.
Kies een relevant systeem
Wanneer u voor uw organisatie op zoek gaat naar tijdregistratie software, zorg dan dat u eerst het doel daarvan in kaart heeft gebracht. Wanneer de software uitsluitend voor registreren van tijd dient te fungeren heeft u voldoende aan een eenvoudigere module. Vergelijk daarom de aanbieders van urenregistratiesoftware en de functionaliteiten van hun oplossingen. Kies altijd voor een gebruiksvriendelijk en doeltreffend systeem dat geen overbodige functionaliteiten heeft.
HRM software vinden en selecteren?
Gebruik de gratis HRM box: informatiebron, oriëntatietool én selectiehulp
Dit is een bijdrage van de redactie van het ICT informatiecentrum. Heeft u suggesties voor interessante artikelen of wilt u uw content hier ook publiceren? Laat het ons weten! Contact