Personeelsinformatiesysteem – selectietips
- Hoe selecteert u een personeelsinformatiesysteem?
- Tips en adviezen over het selectietraject.
- Gebruik de gratis HRM box voor alle informatie over het kiezen van een HRM pakket
De selectie van een HRM pakket of personeelsinformatiesysteem is lastig door het grote aantal keuzes over de beoogde werking ervan, de manier waarop u het pakket gaat inzetten en de functionaliteit die u moet kiezen. U zult moeten bepalen welke criteria een rol spelen bij het bepalen van welk pakket het past bij uw organisatie. Uiteraard spelen gebruiksvriendelijkheid, de mate waarin het pakket past bij uw bedrijfsproces, beheerbaarheid, schaalbaarheid, flexibiliteit en modulariteit een belangrijke rol. De onderstaande tips en adviezen helpen u bij de keuze. Voor complete informatie over het selecteren van een personeelsinformatiesysteem kunt u gebruik maken van de gratis HRM box.
Functionaliteit en prijs personeelsinformatiesysteem
De keuze voor een personeelsinformatiesysteem of leverancier wordt door drie factoren bepaald: functionaliteit, prijs en vertrouwen. De eerste twee kunt u beoordelen op basis van de documentatie, productdemonstraties, referentiegesprekken en de offerte, maar vertrouwen is misschien wel de belangrijkste. U gaat een relatie aan met de leverancier voor meerdere jaren en u moet het vertrouwen hebben dat de leverancier bij u past en ook (later) met u mee wil denken.
Vanuit de leverancier moeten er mensen betrokken worden bij de implementatie van het HRM pakket die deskundig zijn en uw situatie en toepassingen begrijpen, niet alleen op technisch vlak maar vooral ook op functioneel en HR vlak. P&A Group
HOUD REKENING MET NIEUWE ONTWIKKELINGEN EN KIES EEN PERSONEELSINFORMATIESYSTEEM DAT VOLDOENDE MOGELIJKHEDEN BIEDT
Anticipeer op nieuwe ontwikkelingen
Als u vandaag hetzelfde doet als gisteren, krijgt u morgen hetzelfde als vandaag. Houd dus rekening met nieuwe ontwikkelingen en kies een personeelsinformatiesysteem dat voldoende mogelijkheden biedt om daarop in te spelen. Kijk dus niet alleen of de software uw huidige personeelsadministratie en -procedures aankan, maar ook die van de komende jaren. Visma Raet
Focus niet op oogverblindende toepassingen
Focus u niet op IT en oogverblindende toepassingen. Zorg dat dit goed zit, maar kijk vooral naar het onderliggend HR-concept en wat de effectieve toegevoegde waarde is van het personeelsinformatiesysteem voor uw organisatie. Als u contact heeft met een HRM leverancier, vraag daar eerst naar en kijk dan pas naar het scherm. OKc
HRM software in 9 stappen
Praktische adviezen
Zie het als gemeenschappelijk project
Wanneer u eenmaal een keuze heeft gemaakt voor een personeelsinformatiesysteem en de leverancier daarvan, besef dan dat u gedurende het project aan dezelfde kant staat. Zowel u als de HRM leverancier willen het project zo soepel en succesvol mogelijk laten verlopen. De leverancier omdat deze daardoor een goede referentie krijgt. En u omdat u de juiste keuze blijkbaar heeft weten te maken en het geheel tot een goed einde heeft weten te brengen. Wisenose
Luister naar bestaande gebruikers
Er wordt doorgaans weinig gebruik gemaakt van de ervaring en kennis van bestaande gebruikers van het geselecteerde personeelsinformatie systeem. Juist deze gebruikers kunnen u heel goed informeren over de werkelijke (on)mogelijkheden van de HRM software, de kwaliteit van de dienstverlener en het implementatieproces. Te weinig wordt gekeken naar de werkelijke kosten van implementatie, dienstverlening en eventueel licenties. Breng de verborgen kosten tijdig boven tafel.
BEGIN MET EEN GOEDE VOORSELECTIE; VIER OF VIJF HRM LEVERANCIERS IS GENOEG
Maak een goede voorselectie
Managers en medewerkers zijn straks net zo goed gebruikers van het HRM pakket als de HR afdeling. Toch worden zij niet altijd betrokken in het selectietraject, ondanks dat zij de grootste groep gebruikers vormen. Als zij het niet gebruiken zijn alle kosten, tijd en moeite voor niets geweest. Vergeet hen niet. Visma Raet
Werk toe naar een shortlist
Veel bedrijven hebben een te lange lijst met potentiële leveranciers van het personeelsinformatiesysteem. Zij krijgen teveel informatie en demonstraties en zien daardoor aan het einde van het selectietraject door de bomen het bos niet meer. Begin daarom met een goede voorselectie. Een lijst met vier of vijf HRM leveranciers is lang genoeg. Visma Raet
Vertrek vanuit de organisatiebehoefte
De uitdaging is om de selectie van een personeelsinformatiesysteem te starten met een beeld van de organisatiebehoeften binnen vijf jaar. Vaak gaan organisaties uit van een HRM beeld, zoals ze dit nu kennen. Hierdoor hebben ze vaak een achterhaald beeld en missen ze opportuniteiten. Een eerste belangrijke stap is dus het beantwoorden van de vraag wat voor u het ideale HRM systeem is? OKc
Maak strategische keuzes vooraf
Vaak wordt te globaal gekeken naar HRM software en de functionaliteiten die geboden worden, zonder dat daar een aantal strategische keuzes voor het type product en de dienstverlening aan vooraf gegaan is. Sta eerst zorgvuldig stil bij de processen en de mogelijkheden om deze te stroomlijnen, inclusief de mogelijkheden om de processen te automatiseren of uit te besteden. ADP Nederland
Stel uw doelen vooraf vast
Niet iedere selectie van een personeelsinformatiesysteem of een ander HRM pakket begint met het stellen van doelen. Terwijl er wel goede en duidelijke doelen moeten worden vastgesteld. Neem daarnaast niet te snel een besluit op basis van een eigen vergelijking van offertes. Belangrijk is dat de aanbieder zijn toelichting heeft gegeven. Het risico bestaat dat u appels met peren aan het vergelijken bent. SD Worx
BESCHOUW HET SOFTWAREPROJECT ALS EEN VERANDERTRAJECT EN BESTEED VOLDOENDE TIJD AAN HET IN KAART BRENGEN VAN PROCESSEN
Wijs een projectverantwoordelijke aan
Voor een goede afstemming moet de organisatie een medewerker als projectverantwoordelijke aanwijzen. Hij of zij is het aanspreekpunt voor zowel eindgebruikers als voor de HRM leverancier. Daarnaast moet de organisatie tijd en moeite investeren. Men moet de leverancier van informatie voorzien om de personeelsadministratie software in te regelen. Het prototype moet worden getest op bruikbaarheid in de dagelijkse processen. Hoe meer de organisatie hierin investeert, hoe beter de afstemming en acceptatie en dus de slagingskans. Tenslotte helpt een gebruikerstraining. Niet alleen om de software te begrijpen, maar ook om de procesmatige keuzes, die tijdens de implementatie zijn gemaakt, over te brengen. Wisenose
Begrijp de risico’s van HR software selectie
Kritische succesfactoren zijn het concreet vastleggen van doelen, mijlpalen in de implementatie en het proactief onderkennen van de risico’s. Ook een duidelijke exitstrategie bij beëindiging van het contract is van belang. SD Worx
HRM software kiezen?
Deze kennis helpt u!
Beschouw het softwareproject als een verandertraject
Het succes van het project wordt bepaald door een heel duidelijk en breed gedragen beeld van wat de eindsituatie moet zijn. Dit betekent dat het project moet worden benaderd als een verandertraject. Er moeten resources intern vrijgemaakt worden en er moet voldoende tijd besteed worden aan het in kaart brengen van de processen van uw personeelsadministratie. Daarbij zou men ook moeten durven om kritisch naar deze processen te kijken voordat deze geautomatiseerd worden. ADP Nederland
Zorg dat de HR software bedrijfsprocessen ondersteunt
De software moet altijd ondersteunend zijn aan de bedrijfsprocessen (niet andersom) en bijdragen aan de strategische doelen. Deze zijn, zeker op HR software gebied in het mkb, lang niet altijd geformuleerd. In die situatie kan de software bijdragen aan het formuleren daarvan. Zeker is dat beide samenhangen met elkaar. Uiteraard zijn de mensen die met de software gaan werken een kritische succesfactor. Zij dienen voldoende kennis van zaken te hebben en moeten achter de keuze van het pakket staan. Betrek hen dan ook bij besluitvorming. Zest Software
Toon de voordelen
Medewerkers willen alleen met nieuwe personeelsadministratie software werken als zij er iets aan hebben. De software moet iets voor hen doen, oplossen of verbeteren. Zij stellen zich de vraag ‘What is in it for me?’. Het is belangrijk de software in verschillende fases in gebruik te nemen. Begin met dat deel dat het grootste positieve effect heeft. Dan gaat iedereen enthousiast meedoen. Zorg er qua toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid voor dat iedereen van de software gebruik kan maken zonder veel instructie. Zorg voor een integratie tussen alle systemen, zodat er maar één set gegevens van goede kwaliteit is. Gebruikers willen niet werken met software waar oude data in staat. Visma Raet
Maak tijd voor het HRM project
Organisaties houden er geen rekening mee dat de implementatie tijd kost. Het invoeren van personeelsadministratie software gebeurt meestal naast de dagelijkse werkzaamheden. Hiervoor moet ruimte in de agenda’s worden gemaakt. Het inschakelen van een adviseur kost geld. Het is in zijn belang veel uren te schrijven. Maak hier vooraf goede afspraken over. Grote systemen zijn duur en moeilijk in gebruik te nemen. Kies een HRM pakket dat bij uw organisatie past. Visma Raet
Nieuwe HRM software nodig?
Lees deze adviezen!
Wees realistisch in tijd en budget
De realiteit geeft aan dat meer dan de helft van de softwareprojecten niet volledig succesvol zijn, omdat deze niet binnen de tijd of budget uitgevoerd worden. U moet dus realistisch zijn en hierover duidelijke afspraken maken: wat zijn de gevolgen als het project niet binnen de tijd of het budget afgerond wordt. Wat kan, wat kan niet. Andere vaststelling is dat de implementatie van personeelsadministratie software mislukt als enerzijds de algemene directie niet achter het project staat en anderzijds er geen draagvlak is bij leidinggevenden. Vergeet niet dat HR in de lijn zit. Het zijn de direct leidinggevenden die HR waar moeten maken. OKc
Voorkom gefaseerd implementeren personeelsinformatiesysteem
Een belangrijke en vaak voorkomende valkuil is het gefaseerd implementeren van onderdelen of beleidsgebieden. Dat leidt tot uitstel en vaak wordt het onderdeel helemaal niet meer geïmplementeerd. Daarnaast worden applicaties van derden of eigen databases vaak over het hoofd gezien. De processen en informatie worden daardoor nog steeds niet vanuit één systeem aangestuurd. Een efficiëntieverbetering van 100% kan daardoor nooit worden bereikt.
Zorg voor de juiste mensen
Zoals bij ieder proces in uw organisatie is de implementatie van een personeelsadministratie software applicatie afhankelijk van de juiste mensen. Dit geldt niet alleen voor de medewerkers van de leverancier die u helpt, maar zeker ook voor de mensen in uw eigen organisatie. Zorg dat u mensen inzet die begrijpen hoe het proces werkt binnen uw organisatie en die het grotere geheel kunnen overzien. Vaak mislukt een project of onderdeel doordat eigenlijk niet bekend is wat de organisatie wil of hoe een proces werkt. Op basis van halve informatie wordt dan iets gerealiseerd. Wanneer u het gaat gebruiken sluit het niet aan bij uw behoefte. P&A Group
Maak een blauwdruk van uw personeelsinformatiesysteem
Een blauwdruk kan voorkomen dat het selectietraject van personeelsadministratie software mislukt. Het gaat ook mis als de processen die gedefinieerd zijn, niet opgevolgd worden en als HR functionarissen met de nieuwe software meer werk hebben dan voorheen. Valkuilen betreffen de communicatie over het project en de doelstellingen daarvan. Maar ook de processen en hoe die lopen. Communiceer over de blauwdruk en betrek iedere laag in de organisatie bij het project. Zorg dat de organisatie personeelsadministratie software accepteert. CIBOD
HRM software vinden en selecteren?
Gebruik de gratis HRM box: informatiebron, oriëntatietool én selectiehulp