- Wat is salarissoftware?
- Losse software voor salarisadministratie of als onderdeel van uw HRM systeem?
- Gebruik de gratis HRM box bij pakketselectie en bekijk hier alle HRM software leveranciers.
Salarissoftware helpt werkgevers bij het correct laten verlopen van de administratieve processen rond de salarisverwerking en draagt bij aan de juiste en tijdige uitbetaling van de salarissen. De software heeft u alleen nodig als u ervoor kiest de salarisadministratie zelf uit te voeren. Besteedt u deze uit, dan beschikt uw salarisverwerker over de juiste software. Lees hier over de eigenschappen van salarissoftware en wat er komt kijken bij de selectie en implementatie daarvan.
Wat is salarissoftware?
Salarissoftware helpt u met het uitvoeren van alle werkzaamheden rondom de salarisadministratie. Het bevat alle functionaliteit die nodig is om de juiste lonen op het juiste moment aan medewerkers uit te betalen. Naast de loonverwerking ondersteunt het uw organisatie met de afdracht van premies en belastingen en het voldoen aan andere wettelijke verplichtingen.
Als u de salarisadministratie uitbesteedt, heeft u zelf geen salarissoftware nodig. Doet u uw loonadministratie zelf, dan kunt u bepalen hoe u van de salarissoftware gebruik wilt maken: als los salarispakket, als onderdeel van uw HRM systeem of als onderdeel van een breed inzetbare ERP oplossing.
Nieuwe HRM software nodig?
Lees deze adviezen!
Waarom heeft u salarissoftware nodig?
Iedere werkgever is wettelijk verplicht een loonadministratie te voeren. Over de verplichtingen die voor u gelden, kunt u lezen op de website van de Belastingdienst. Daar vindt u ook het complete Handboek Loonheffingen, waarin precies beschreven staat wat er van u verwacht wordt en waaraan u moet voldoen. Het toepassen van de regels, het berekenen van de premies, het soort belastingen dat u moet betalen, de aangifte daarvan en alle andere regels rondom lonen en loonbetalingen vormen tezamen een ingewikkelde materie.
Zonder betrouwbare software zijn daar nauwelijks goede berekeningen mee te maken en is het bijna niet mogelijk om aan uw verplichtingen te voldoen. Voor iedere salarisadministratie is software dus onontkoombaar. Daarbij heeft u de keuze of u deze software zelf aanschaft of dat u gebruik maak van een salarisadministrateur die over de juiste software beschikt en de loonadministratie voor u uitvoert.
Salarissoftware leveranciers
Salarissoftware kent meerdere namen en aanduidingen, maar bijna altijd wordt er hetzelfde mee bedoeld. Zoekt u dus naar een oplossing kijk dan ook naar loonsoftware, salarisadministratie software, loonadministratiesoftware, salarisverwerkingssoftware, loonverwerkingssoftware, salaris app, loon app, salarisprogramma, loonprogramma, salarispakket en loonpakket.
ER IS STEEDS MEER SALARISSOFTWARE BESCHIKBAAR DIE OOK VOOR KLEINERE BEDRIJVEN INTERESSANT IS
Uitbesteden salarisadministratie
Bij de mogelijke aanschaf van salarissoftware is de eerste keuze die u moet maken of u uw loonadministratie zelf gaat doen of dat u deze uitbesteedt aan een salarisverwerker. Kleine bedrijven met een beperkte hoeveelheid personeel besteden dit bijna altijd uit, hoewel er tegenwoordig ook laagdrempelige online salarissoftware bestaat, waarmee zij de salarisadministratie en loonbetalingen zelf zouden kunnen uitvoeren. Over het algemeen ligt bij kleinere bedrijven uitbesteden voor de hand.
Grotere bedrijven en mkb organisaties kunnen voor uitbesteden kiezen vanwege enkele kenmerkende voordelen daarvan. Zo hoeft u zelf geen kennis te hebben van fiscale aspecten, die niet alleen ingewikkeld kunnen zijn, maar ook regelmatig kunnen wijzigen. Uitbesteden kost tevens minder tijd. Waarschijnlijk is het werkproces van de salarisadministratie van een salarisverwerker efficiënter dan bij een HRM of financiële afdeling, voor wie loonadministratie maar een onderdeel is van alle administratieve taken.
Daarnaast is door het specialisme van een externe salarisadministrateur de kans op fouten kleiner. Dat is met name van belang in de afdracht van premies en belastingen, waarvoor u boetes kunt krijgen als daar fouten mee gemaakt worden. Maar ook als uw medewerkers het verkeerde salaris krijgen uitbetaald of als de salarisbetaling te laat is, is dat lastig en leidt dat tot veel ongenoegen.
Een ander aspect is dat een externe salarisverwerker gebruik zal maken van geavanceerde en moderne salarissoftware. Als specialist wil deze uiteraard werken met betrouwbare software. Als dit bijdraagt aan de kwaliteit van de loonverwerking, heeft u daar ook indirect profijt van. Of uitbesteden u extra geld kost of juist bespaart, valt niet zomaar te zeggen. Maar ook dat kan een rol spelen in de keuze tussen het zelf aanschaffen van salarissoftware of het uitbesteden van uw salarisadministratie.
Wat is HRM software?
Ontdek de mogelijkheden
Salarisadministratie zelf doen
Als de argumenten en voordelen om de salarisadministratie uit te besteden niet voor u gelden, pleit dat voor de aanschaf van salarissoftware en kunt u het waarschijnlijk beter zelf doen. Met voldoende kennis kunt u een heel eind komen. Ook is het zo dat er steeds meer salarissoftware beschikbaar is, die de actuele wettelijke regels maar bijvoorbeeld ook CAO afspraken voor u toepassen, zonder dat u daar zelf de kennis over hoeft te hebben.
U houdt zelf volledige controle op uw administratieve processen, botst niet met privacyregels, bent niet afhankelijk van externe partijen en kunt over het algemeen bij de leverancier van de software prima terecht met uw vragen.
Waarmee helpt de software u?
- Lonen worden op tijd betaald.
- Loonaangiften worden op tijd gedaan.
- Betalingen aan de belastingdienst gaan op tijd.
- Medewerkers kunnen hun salarisstrook en jaaropgave zelf inzien en downloaden.
- Er is een controle op foute invoer, waardoor de kans op vergissingen afneemt.
- U kunt de juiste pensioenregelingen en premies toepassen.
- U kunt de basisgegevens van medewerkers eenvoudig bijhouden, conform de AVG.
- Vaak zijn CAO afspraken of sector gebonden regelingen al in de software ‘bekend’.
Salarissoftware koppelen
Als u kiest voor losse salarissoftware, die dus geen onderdeel is van een groter HRM of ERP systeem, kunnen koppelingen nodig zijn. Een koppeling met boekhoudsoftware ligt voor de hand. Iedere loonjournaalpost wordt dan op de juiste manier geregistreerd door de boekhoudsoftware. Koppelingen met het programma van waaruit u de bankbetalingen regelt kunnen ook nodig zijn. Daarnaast kunnen koppelingen met software voor tijdregistratie, verzuimregistratie of verlofregistratie nodig zijn. Wilt u loonkosten analyseren, dan kunnen koppelingen met dasboards of andere tools voor HR analytics nodig zijn. Voor al deze koppelingen zijn bijna altijd passende API’s beschikbaar. Een API is nodig om twee verschillende soorten software met elkaar te laten communiceren.
HRM selfservice voor medewerkers en managers
Maak kennis met eHRM, ESS en MSS
Eigenschappen salarissoftware
Eenvoudig en overzichtelijk
Het gebruik van salarissoftware is heel eenvoudig en overzichtelijk. Zo kunt u tot het laatste moment wijzigingen aanbrengen. Aanpassingen zijn snel en eenvoudig door te voeren. Aan de salariswijzigingen bijvoorbeeld kunt u een ingangsdatum meegeven, zodat dit automatisch op de juiste manier wordt verwerkt. Ook veranderingen in CAO’s, interne regelingen en individuele afspraken met medewerkers worden eenvoudig in de software verwerkt.
Nauwkeuriger en minder fouten
Salarissoftware kan u veel tijd besparen. Door de integratie met HRM software en personeelsdossiers hoeven gegevens niet steeds te worden ingevuld. Ook de nauwkeurigheid van uw salarisverwerking wordt door het gebruik van de software vergroot. Gegevens worden automatisch overgenomen, waardoor het aantal menselijke fouten tot een minimum wordt beperkt.
Employee self service
Met losse of in uw HRM systeem geïntegreerde salarissoftware bent u niet langer tijd kwijt aan overzichten of loonstroken die door managers of medewerkers worden opgevraagd. Medewerkers kunnen zelf de gewenste gegevens opzoeken en inzien, zodat de HR afdeling haar tijd kan besteden aan andere werkzaamheden.
Snelle pro forma berekeningen
Met salarissoftware kunt u snel pro forma berekeningen maken. Hiermee maakt u loonberekeningen die nog niet definitief zijn, maar die wel een indicatie geven van het resultaat. Zo kunt u een sollicitant of medewerker direct laten zien wat hij/zij netto aan een voorgesteld toekomstig salaris overhoudt.
Altijd actuele wet- en regelgeving
Salarissoftware zorgt ervoor dat deze altijd voldoet aan actuele wet- en regelgeving. Uw aanbieder zorgt daarvoor. Bij webbased oplossingen gaat dat automatisch en beschikt u dus doorlopend over de nieuwste versie van de software en alle regelingen. Bij niet online oplossingen zult u de updates zelf moeten installeren.
Snelle belastingaangifte
Over loon worden belastingen betaald. Met de juiste aangifte daarvan helpt de software u, evenals met de tijdige betaling ervan. Daarmee voorkomt u boetes en bespaart u per saldo veel tijd.
HRM software vinden en selecteren?
Gebruik de gratis HRM box: informatiebron, oriëntatietool én selectiehulp
Dit is een bijdrage van de redactie van het ICT informatiecentrum. Heeft u suggesties voor interessante artikelen of wilt u uw content hier ook publiceren? Laat het ons weten! Contact