Ontwikkelingen HRM software - HRMsystemen.nl

Ontwikkelingen HRM software

Over de belangrijkste ontwikkelingen, hoe u zich daar op kunt voorbereiden en gemiste kansen

HRM software ontwikkelt zich voortdurend. Lees hier wat de belangrijkste ontwikkelingen in de afgelopen jaren waren, wat u in de toekomst staat te wachten en hoe u zich op de komende jaren voorbereidt. Dit is een bijdrage van kennispartner People Inc.

Belangrijkste ontwikkelingen rondom HRM software in de afgelopen jaren

Waar HRM vroeger vooral iets was dat speelde bij de grote bedrijven, zien we nu dat ook steeds kleinere bedrijven hierin een professionaliseringsslag maken. In een tijd waarin krapte op de arbeidsmarkt heerst, is het ook voor deze kleinere partijen van belang om alles voor en over het personeel goed op orde te hebben. Het welzijn van de medewerker staat voorop. Een belangrijk doel van deze bedrijven is dan ook om de medewerkerstevredenheid te vergroten. Met één druk op de knop moet alles geregeld kunnen worden; van het inschrijven voor een opleiding tot het aanvragen van een sabbatical. Met de juiste HRM software krijgen bedrijven sneller alles op orde. Daar komt bij dat je hiervoor als HR minder hoeft te doen dan enkele jaren geleden. Medewerkers worden zelf steeds vaker bij het proces betrokken (ESS), waardoor HR hier minder tijd aan hoeft te besteden, de kans op fouten wordt geminimaliseerd (de invoer wordt immers verschoven naar de medewerker, die in het algemeen zeer zorgvuldig omgaat met eigen gegevens) en ontstaan er vloeiende processen.

Door veranderende wet- en regelgeving (denk bijvoorbeeld aan de komst van de AVG of WAB), voldoet een HRM softwaresysteem nu aan de steeds strengere eisen op het gebied van het vastleggen van persoonsgegevens.

 
Ontwikkelingen HRM software
 

Belangrijkste eigenschappen van de huidige generatie HRM oplossingen

Efficiënt werken wordt steeds belangrijker. De werkdruk ligt bij veel bedrijven erg hoog, dus een systeem moet vooral werken voor de gebruiker en niet andersom. Een HRM oplossing moet daarom een totaaloplossing bieden. Zo is het dus niet langer nodig om verschillende systemen te gebruiken, waarbij je alle gegevens elke keer opnieuw moet invoeren. Een efficiënt systeem biedt namelijk alle functionaliteiten waar je als HR afdeling behoefte aan hebt. Je hoeft de data slechts één keer in te voeren.

Daarop voortbordurend wordt er steeds meer verantwoordelijkheid gelegd bij managers en medewerkers, om HR medewerkers vrij te spelen voor belangrijkere zaken. Medewerkers en managers moeten veel zelf kunnen regelen; van het opzoeken van informatie tot het initiëren van functiewijzigingen. Ook modules zoals ‘onboarding’ binnen de Self Service omgeving kunnen HR medewerkers veel werk uit handen nemen. Een belangrijke eigenschap is dus het ontzorgen.

Ook ‘data driven’ wordt steeds belangrijker, wat inhoudt dat beslissingen worden genomen op basis van objectieve data. Daarom is het belangrijk dat je in een handomdraai rapportages kunt maken die precies de informatie bieden waar jij om vraagt. Dat vraagt uiteraard om een flexibel systeem, want: zoveel mensen, zoveel wensen. Als gebruiker van een HRM softwaresysteem wil je zonder moeite velden kunnen toevoegen. Bijvoorbeeld een kledingmaat, wanneer er bedrijfskleding wordt aangeboden vanuit de organisatie. Als organisatie moet je jouw eigen sausje over de software kunnen gieten.

Ontwikkelingen rondom HRM software in de komende jaren

De afgelopen jaren zijn steeds meer bedrijfsonderdelen ‘data driven’ geworden. Beslissingen worden genomen op basis van objectieve data. Data-analyse zal daarom binnen de systemen een steeds prominentere rol krijgen, waarbij je bijvoorbeeld met behulp van dashboards direct inzicht hebt in data die voor de gebruiker belangrijk is. De flexibiliteit van het HR systeem wordt daarmee nog belangrijker. Als gebruiker van een HRM systeem wil je zelf kunnen bepalen met welke data je het systeem voedt, maar is het minstens net zo belangrijk om zelf gemakkelijk rapportages te creëren met eigen data.

Voorbereiden op nieuwe ontwikkelingen

De HR specialisten die het systeem binnen een organisatie beheren, houden de markt van aanbieders doorgaans goed in de gaten en zien dus meteen of de huidige aanbieder de ontwikkelingen volgt en doorvoert. De meeste organisaties schrijven zo nu en dan een aanbesteding (of RFP) uit, om te kijken of er misschien een andere partij is die beter op hun eisen, wensen en nieuwe ontwikkelingen aansluit.

Gemiste kansen bij twijfel over nieuwe HRM software

Sommige organisaties hebben zo hun twijfels om over te stappen naar nieuwe HRM software. Aan de ene kant begrijpelijk, want er gaat vaak aardig wat tijd zitten in het traject. Toch kan het juist een risico vormen om niet in te grijpen en laat je kansen liggen. Goede software draagt onder andere bij aan soepelere en efficiëntere werkprocessen en tevreden werknemers. Deze zijn minstens zo belangrijk als tevreden klanten. Met behulp van optimaal werkende HR software kun je op dat gebied een enorme slag slaan.

Met de juiste software kun je niet alleen alle standaardprocessen in het systeem kwijt, maar ook de bedrijfsspecifieke processen. Dit levert enorme tijdwinst op. Doordat een goed HRM softwaresysteem inzicht biedt, verdient het zichzelf in no-time terug. Die investering van tijd aan het begin van het traject blijkt dan zeker de moeite waard te zijn geweest.

Belangrijkste signalen om een nieuwe HRM oplossing te overwegen

Er zijn verschillende signalen die erop wijzen dat het tijd wordt voor een nieuwe HRM oplossing. We hebben de meest voorkomende op een rijtje gezet:

  • Medewerkers of managers staan vaak aan uw bureau met vragen over kleine administratieve zaken. Grote kans dat dit onderwerpen zijn die eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden en die zij zelf kunnen oppakken met ESS en MSS.
  • U heeft te maken met processen die niet zichtbaar zijn voor de medewerker. Wat is bijvoorbeeld de status van een declaratie? Waar kan de medewerker een verslag terugvinden van het laatste evaluatiegesprek? De medewerker zal hier graag zelf toegang toe hebben wanneer het hem uitkomt.
  • U bent veel tijd kwijt aan het uitzoeken van informatie voor het maken van rapportages. Wat u liever heeft, is een goed en compleet HRM systeem waarmee u in een handomdraai specifieke rapporten op maat kunt uitdraaien.
  • U werkt met verschillende systemen om alles te regelen voor uw personeelsadministratie. U weet dat dit veel simpeler kan, door alles in één HRM systeem te bundelen. Dat scheelt dubbele invoer, voorkomt fouten en bespaart veel tijd. Efficiency is key.
  • Het huidige systeem loopt achter op de nieuwe ontwikkelingen, wet- of regelgeving. U doet er goed aan om te kijken naar een systeem dat volledig up-to-date is.

Spelen deze signalen binnen uw organisatie? Dan wordt het tijd om te kijken wat er nog meer op de markt verkrijgbaar is.

Bron: People Inc.

e-hrm